公司接了个大单，客户要一批带 logo 的定制保温杯，从设计到生产全得按他们的要求来。销售签完合同才想起来问生产部：这活儿多久能做完？生产说材料得订，打样要时间，包装还要重新设计——没人说得准具体哪天能发货。
这种情况在做定制产品的团队里太常见了。交付周期一模糊，客户天天催，内部互相甩锅，最后谁都不痛快。其实把交付周期拆明白，再用常用的办公软件盯住每个环节，事情就没那么乱。
先拆解：定制产品到底卡在哪几步？
一个定制订单通常要走这些流程：需求确认 → 设计打样 → 客户反馈 → 材料采购 → 生产排期 → 包装出货。每一步都可能拖时间，比如客户改三次 logo 颜色，或者某种颜色的杯身库存不足。
与其拍脑袋说“大概两周”，不如把每个环节预估耗时列出来。比如打样一般3天，客户回复平均2天，生产周期7天。加起来基础是12天，再留2天缓冲，对外就说14天内交付，心里有底，承诺也靠谱。
用表格管理，进度一眼看清
打开 Excel 或 WPS 表格，建个简单的项目跟踪表：
订单编号 | 客户名称 | 需求确认 | 设计完成 | 打样寄出 | 客户确认 | 生产开始 | 发货日期 | 当前状态
-------|--------|--------|--------|--------|--------|--------|--------|--------
C20240401 | 蓝海科技 | 4/1 | 4/3 | 4/6 | 4/8 | 4/9 | 4/15 | 生产中
C20240402 | 星辰教育 | 4/2 | 4/4 | 4/7 | —— | —— | —— | 等反馈
每天花五分钟更新一下，谁都能看出哪个订单卡在哪儿。销售查进度不用再跑车间，直接看表就行。主管也能发现：原来“客户确认”这步经常拖三天以上，下次报价时就可以提前说明反馈时限。
设提醒，别让流程睡大觉
光有表还不够，人总会忙忘了。在 Outlook 或钉钉日历里给关键节点设提醒。比如打样寄出后，自动在48小时后弹窗提示：“星辰教育订单，是否收到客户反馈？”
更进一步，用腾讯文档或飞书多维表，设置自动化规则：当“客户确认”列为空超过3天，自动给销售负责人发消息提醒。这样流程不会卡死在某个环节没人管。
客户也能参与进来
有些公司会把简化版进度表共享给客户。比如用微信发个链接，点开看到：“您的订单已完成设计，正在打样，预计4月15日前发货”。客户心里踏实，也不会一天问三遍“好了没”。
定制不是闭门造车，交付周期也不是单方面压工期。把过程透明化，用办公软件把每个动作记下来、推下去，节奏自然就稳了。下回再接定制单，先别急着答应时间，先把流程拆清楚，工具摆上来，才能做到既不耽误客户，也不累着自己。