解释和说明的区别
在日常办公中，我们经常要在文档、邮件或汇报材料里表达某个功能怎么用、某个数据为什么异常。这时候，很多人会混用“解释”和“说明”，其实这两个词的侧重点不一样，用对了才能让同事快速理解你的意思。
“说明”重在陈述事实
当你在写操作手册、填写表格备注，或者给新同事介绍系统流程时，用的是“说明”。它强调把事情的结构、步骤、规则清楚地列出来，不带太多主观分析。比如，在Excel里设置数据验证规则，你可以在单元格旁边加个批注：
输入值必须为1-100之间的整数，超出范围将提示错误。这就是典型的“说明”——直接告诉别人该怎么做，不需要展开原因。
“解释”重在揭示原因
而当你发现报表里的销售额突然下降，领导问你怎么回事，你就得“解释”了。这时候不能只说“数据变了”，而是要分析背后的原因。比如：
“本月华东区物流系统升级，导致订单延迟录入，影响了最终统计结果。”
这句话是在解释，因为它回答了“为什么”的问题。在PPT汇报中，这类内容常出现在数据分析页的备注栏或口头讲解中。
实际场景对比
假设你在用Word写一份项目延期报告。
如果是“说明”，你会写：“原定上线日期为6月15日，现调整为7月10日。” 这只是告知变更。
如果是“解释”，你会补充：“因第三方接口调试耗时超出预期，开发进度推迟两周，故整体上线计划顺延。” 这才让人明白前因后果。
在办公软件协作中，团队成员往往既需要知道“是什么”，也需要理解“为什么”。所以，写文档时可以先说明情况，再适当解释原因，层次分明，沟通效率更高。